Cada vez mais as empresas estão buscando monitorar e até otimizar os seus sistemas de impressoras, copiadoras e de multifuncionais no seu ambiente de trabalho. Essa prática é conhecida por outsourcing de impressão. O outsourcing é a terceirização integral do processo de impressão envolvendo até as cópias, isso tudo dentro da organização. Isso quer dizer que, a empresa contratante, ao invés de adquirir máquinas para imprimir e tirar cópias de seus documentos pagará um valor mensal a outra empresa que irá lhes fornecer as máquinas de que ela necessita. Mas não é apenas isso, afinal, ela também fornecerá serviços de manutenção e assistência quando precisar. As máquinas de impressão utilizadas nesse serviço possuem tecnologia de ponta, consumo de energia baixo, cartuchos que podem ser usados em milhares de impressões entre tantos outros pontos. Com isso, os custos que envolvem a impressão de documentos acabam diminuindo.
Essa prática acaba contribuindo diretamente para que a gestão empresarial obtenha sucesso possibilitando o crescimento de seu foco e uma rentabilidade maior para a empresa que a contrata. Dessa forma, a terceirização do serviço de impressão acaba contribuindo para que haja o controle maior e melhor dos gastos concedendo mais tecnologia e recursos humanos a empresa. A redução dos custos é a principal finalidade da terceirização do serviço de impressão. Afinal, é através disso que a empresa contratante consegue ter uma renda maior e pode se concentrar melhor nos seus investimentos de produção.

Por que fazer o outsourcing de impressão

O serviço de terceirização já funciona muito bem no Brasil afinal, existem várias empresas que oferecem os mais diversificados tipos de serviços. Por esse motivo, o outsourcing de impressão não é algo inédito.
Diversas organizações já adotaram essa terceirização no setor de impressão a fim de reduzir os custos com manutenção e se proteger dos investimentos realizados em impressoras que acabam se tornando obsoletas. É por isso que esse negócio está se tornando uma tendência muito importante.
A compra desse tipo de equipamento é o ultimo no ciclo de compra das empresas. E isso não é para menos afinal, com o passar do tempo elas acabam ficando ultrapassadas e necessitando de uma atualização. Isso acontece periodicamente, pois esses produtos possuem um ciclo de vida curto e a sua manutenção ainda leva tempo e dinheiro. E ainda tem os cartuchos e toners que acabam elevando o custo do consumo principalmente se forem mais velhos.
Assim, quando uma organização opta pelo outsourcing de impressão ela terá todas as necessidades de impressão atendidas com impressoras que possuem tecnologia de ponta, por exemplo. Mas essa não é a única vantagem desse serviço, afinal, ela ainda acaba tendo uma redução nos seus custos de impressão que podem chegar a 30% do que ela teria que gastar com impressoras próprias.
Ou seja, as empresas contratantes terão a sua disposição equipamentos que passam por manutenção periodicamente a fim de garantir sua eficiência, redução de custos, serviços inseridos no contrato entre outros. Dessa forma, a lucratividade da mesma aumenta e esse é um ótimo motivo para que ela opte em terceirizar seu parque de impressão.

Principais vantagens

O serviço de terceirização oferece inúmeras vantagens a empresa que opta por esse serviço como:

Redução nos custos diretos e indiretos
Esse serviço de terceirização permite que as impressões sejam mais bem monitoradas e controladas além de ter uma segurança maior com relação ao funcionamento dos equipamentos.
Quando uma organização possui seu próprio parque para impressão, ela acaba tendo alguns riscos quanto à manutenção e a reposição dos componentes que são incluídos no cotidiano do modelo de terceirização. Todos esses fatores acabam impactando diretamente nos custos que podem ser controlados e monitorados com uma exatidão maior no modelo de contrato.

Padronização do setor
Quando uma empresa opta pelo outsourcing de impressão, o seu parque de impressão acaba sendo padronizado, pois as máquinas terão a mesma categoria e qualidade. Além do mais, a atualização das máquinas bem como a reposição das mesmas está garantida em boa parte dos contratos. Dessa forma, a organização terá uma segurança maior na qualidade do serviço que é oferecida.

Qualidade das impressões melhorada
O serviço de terceirização não dá dor de cabeça a empresa contratante, pois o parque de impressão não é paralisado e ainda serão evitadas surpresas com os gastos com a manutenção.
Quando uma empresa oferece esse serviço às demais organizações ela possui uma equipe especializada a fim de realizarem a manutenção nos equipamentos alugados e ainda contam com um estoque todo revisado dessas máquinas. Assim, elas podem ser repostas em qualquer tipo de ocorrência.

Otimização do tempo
Toda a gestão do parque de impressão é feito pela empresa que fornece a terceirização desse serviço. Para isso, é cobrado um valor fixo que está estabelecido no contrato e que está incluso a reposição, manutenção e também a gestão total do processo. Mas alguns modelos de contrato podem sofrer algumas variações de acordo com cada fornecedor.

Volume de impressão com monitoramento automatizado
Os melhores fornecedores desse tipo de serviço terceirizado fazem o monitoramento remotamente e garantem que o controle do volume seja realizado com a entrega dos relatórios e das métricas relacionados à utilização dos recursos no mês. Isso significa que cada setor da empresa terá um controle dos seus gastos maior e com mais transparência.

Setup avançado e instalação rápida
O fornecedor é o responsável por fazer o setup do sistema e a configuração. Dessa forma, a empresa não terá que gastar contratando profissionais de TI para realizar esse tipo de serviço. Além do mais, o processo não é engessado, pois a tecnologia de gestão que é utilizada se encaixa ao perfil de cada empresa.

Upgrade eficiente
Ao investir no outsourcing de impressão, é possível que o parque de impressão passe por um upgrade de forma ágil e com adendo contratual. Isso é mais viável e os prejuízos são menores do que com a venda e a compra de equipamentos novos.
Esses são os motivos que levam as empresas que possuem gestões mais eficientes a adotarem esse tipo de terceirização como estratégia para o crescimento das mesmas e na redução dos custos internos.
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